文件收发管理系统力求动态地反映文件管理过程中这些变化，它能根据用户的操作，自动搜集操作数据，以动态地反映收文份数、发出份数、收回份数、清缴份数、归档份数、欠缺份数的变化。
通常的文件传递过程是：收到（来文单位）文件——（向你的收文单位）发出文件——收回（收文单位）文件——（向来文单位）清缴文件，因此有收文、发文、清退、清缴等管理文件的过程，这些管理过程往往是用文件数量的变化来体现的